制定日：2023年2月13日
株式会社オプティカルボルテックス東京（以下、「当社」という。）では、株式会社オプティカルボルテックス東京が開発した身体情報の採寸技術を活用したアプリケーションの運営を行っており、そのサービスの提供のためにお客様、お取引先関係者の個人情報を利用しています。また、従業者の個人情報及び特定個人情報などを従業者管理に利用します。このため当社にとって個人情報及び特定個人情報の保護が重大な責務であると同時に、個人情報などの保護を徹底することは企業の社会的責務との認識としております。そこで、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。
- 当社は、事業の目的に適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行いません。また、そのための措置を講じます。
- 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
- 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止する規程、体制を構築し、継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかっていきます。
株式会社オプティカルボルテックス東京 代表取締役社長 宮本治
【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒176-0012 東京都練馬区豊玉北4-6-11
株式会社 オプティカルボルテックス東京 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス: info@ovt.jp
個人情報に関する公表事項について
1.個人情報の利用目的の公表
株式会社オプティカルボルテックス東京（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。
個人情報の利用目的
当社は取得する個人情報を以下に示す目的で利用いたします。
- お客様が当社のアプリケーションで入力した個人情報a. お客様の個人情報は、株式会社オプティカルボルテックス東京が開発した身体情報の採寸技術を活用したサービスを提供するために利用します。また、不具合や新機能に関するお問い合わせにお答えするために利用します。さらに、サービスの向上のために、統計情報を生成し、分析に利用します。
- お客様が当社で3Dボディスキャンを予約、実施することで頂いた個人情報a. 入力頂いた予約情報は、予約管理のために利用します。スキャンの結果得られた身体データは、株式会社オプティカルボルテックス東京が開発した採寸技術精度の向上及び新たな身体採寸技術の研究開発に利用します。
- お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報a. 当社の各事業に関してお問い合わせ頂いた方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。b. ご要望いただいた資料の送付などに利用します。
- 当社の株主様の個人情報a. 当社の株主様の個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務に利用します。
- 採用応募者の個人情報a. 採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。
- 当社の従業者情報a. 人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
- 当社の従業員から提供された個人番号情報法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。
2. 保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について
株式会社オプティカルボルテックス東京（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。
- 当社の名称及び住所、代表者の氏名
名称：株式会社オプティカルボルテックス東京
住所：〒176-0012 東京都練馬区豊玉北4-6-11
代表者：宮本治 - 個人情報保護管理者
役職名：代表取締役社長
連絡先：メールアドレス info@ovt.jp - 保有個人データの利用目的
・株式会社オプティカルボルテックス東京が開発した身体情報の採寸サービスの提供、運用及び改善のため
・当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため・当社の株主さまへの個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務のため・当社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため・当社従業者およびその扶養家族の個人番号は、法律で特定された利用目的のため・当社への直接応募者情報は、採用業務のため - 保有個人データの利用目的保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒176-0012 東京都練馬区豊玉北4-6-11
株式会社オプティカルボルテックス東京 個人情報に関するお問い合わせ窓口メールアドレス : info@ovt.jp - 当社の加入する認定個人情報保護団体について当社の加入する認定個人情報保護団体はありません。
- 開示等の手続きについて開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。
- 保有個人データの安全管理のために講じた措置 当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております
a. 組織的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
- 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
- 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
- 各個人情報を取り扱う従業者を制限しています。
b. 人的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
- 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
c. 物理的安全管理措置、技術的安全措置
- 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
- 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
- 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
- サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
- 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。・媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。・電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。
d. 外的環境の把握
- 個人情報の取扱いを委託している事業者があるアメリカや、個人情報が保管されている日本及びアメリカにおける個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人情報の取扱いに関する契約の締結や、約款、利用規約の内容を確認するなどで安全な取扱いを確認しています。当該外国における個人情報の保護に関する制度は以下のサイトをご参照ください。https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku
3. 開示等に関する手続き
- 開示等の求めの受付下記の宛先までご連絡ください。当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。〒108-0073 東京都港区三田一丁目1番〒176-0012 東京都練馬区豊玉北4-6-11 株式会社オプティカルボルテックス東京 個人情報に関するお問い合わせ窓口メールアドレス : info@ovt.jp
- 開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法a. 開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。b. 開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。c. 本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。 i. 運転免許証 ii. マイナンバーカード（表面） iii. その他本人確認ができる写真入りの公的証明書d. 開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。 i. 任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状 ii. 未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から6ヶ月以内） iii. 成年後見人の場合：登記事項証明書（発行日から6ヶ月以内） iv. 親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から6ヶ月以内）
- 開示等の請求」の手数料及びその徴収方法利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額（別途請求する郵送料を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便切手を請求書類の郵送時に同封してください。手数料金額：1,000円
- 検討結果連絡当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。・書面の郵送又は手渡し。書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。・登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送・登録されている本人又は法定代理人のＥメールアドレスに回答文面をメール
4. 個人情報の共同利用について
株式会社オプティカルボルテックス東京（以下、「当社」という。）は、お客さまの個人情報を利用目的の範囲内で共同利用します。
- 共同利用する個人情報の項目当社が保有する個人の氏名、住所、電話番号、その他申込書等に記載された契約内容および個人情報の利用目的の公表に記載の目的のために必要な個人に関する情報。
- 共同利用する個人情報の取得方法共同利用する個人情報の取得方法はアプリケーション、ウェブやメール、ファックスなどを通じて取得したものといたします。
- 共同利用者の範囲 株式会社オプティカルボルテックス東京
- 共同利用の利用目的・サービスの改善のため。・その他上記に関連・付随する業務及び個人情報の利用目的の公表に記載の目的のため。
- 共同利用する個人データ管理責任者及び法人代表者の氏名株式会社オプティカルボルテックス東京 個人情報保護管理者メールアドレス :info@ovt.jp代表者：宮本治
